После завершения трех этапов создания КСУ я хотела бы, чтобы вы еще раз подумали о том, какие изменения хотите внести в свою жизнь. Запишите их на бумаге, чтобы иметь более четкое представление о происходящем. После завершения создания системы вы прочтете этот список, чтобы посмотреть, каким образом можно наиболее эффективно внести изменения в вашу жизнь.

Назначение этапа расстановки приоритетов и планирования — научить вас поддерживать КСУ, что позволит повысить эффективность и сохранить баланс между работой и личной жизнью. На данном этапе вы узнаете, как поддерживать систему в актуальном состоянии, чтобы вы всегда могли концентрироваться на значимых целях, а также расставлять приоритеты и осуществлять планирование стратегически важных действий на Календаре (Calendar), обеспечивая их выполнение.

Модель информационного потока, представленная на рис. 3.1, показывает способ обработки и систематизации информации. Обработка информации — это набор вопросов (представленных в овалах), каждый из которых помогает принять решение о том, что делать с содержимым ваших пунктов сбора. Систематизация — это ряд папок и категорий (представленных в прямоугольниках), каждая из которых помогает решить, где вы будете хранить эту информацию. Модель информационного потока помогает принять мгновенное продуманное решение, позволяя таким образом очищать пункты сбора.

Назначение данного этапа — создать систему действий и справочную систему, а также изучить способы эффективной обработки и систематизации информации, полученной из пунктов сбора, используя модель информационного потока. После завершения этого этапа у вас уже будет готовая КСУ; ящики электронной, голосовой и бумажной почты должны полностью очиститься, а вся информация из них — оказаться в системе в виде действий и справочной информации. Попробуйте представить такую картину: все пункты сбора пусты, а информация систематизирована в некой центральной, легко доступной системе...

Даже при чтении этой книги вы, вероятно, пытаетесь вспомнить, какие дела вам еще предстоит сегодня выполнить. Это является признаком того, что ваша память является еще одним очень популярным «несогласованным» пунктом сбора...

Назначение этого этапа — помочь вам разработать единую систему сбора информации, в которой будут собраны данные о достигнутых договоренностях и соглашениях. На данном этапе вы будете выполнять упражнение, которое называется «очистка мышления» — оно поможет вам «перенести» список дел из вашей памяти в программу Outlook...